28 super astuces pour vos présentations PowerPoint

28 super astuces pour vos présentations PowerPoint

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Alors que le logiciel Microsoft PowerPoint existe sur le marché depuis 1987 et s’est imposé comme l’outil de référence en matière de présentation, de nombreuses personnes ont encore beaucoup de mal à l’utiliser correctement. On pointe souvent du doigt le logiciel lui-même, alors que le problème se situe principalement au niveau de l’utilisateur.

Pour vous aider à utiliser au mieux ce logiciel, nous avons concocté pour vous une liste de 28 trucs et astuces pour créer des présentations PowerPoint puissantes et efficaces.

Pour créer votre PowerPoint

Suivez la règle des 10-20-30

Il s’agit d’une règle énoncée par Guy Kawasaki : une présentation doit être composée de 10 slides, ne pas durer plus de 20 minutes, et ne pas contenir de police de taille inférieure à 30 points. Si Guy Kawasaki parlait à l’époque de présentations aux investisseurs, cette règle peut en fait être généralisée à toutes les présentations. Si vous devez dépasser les 20 minutes (lors d’un cours magistral notamment), essayez de rendre le temps additionnel plus interactif, par exemple avec une session de questions-réponses.

Commencez par le résumé

En résumant le contenu sur un seul slide au début de votre présentation, vous permettez à votre public de savoir ce à quoi s’attendre pour le reste de la présentation. Pour vous, en tant que présentateur, cette technique vous permet aussi de rester succinct sans vous éparpiller. Si vous n’arrivez pas à résumer le contenu de votre présentation en une quinzaine de mots, c’est probablement que votre présentation est trop longue ou pas assez spécifique.

Racontez une histoire

L’être humain est un être d’histoires, les récits ont fait partie de notre manière de communiquer l’information depuis nos origines, et restent un outil extrêmement puissant aujourd’hui. Il ne s’agit pas de commencer votre présentation par « il était une fois », mais plutôt d’agencer le contenu de votre présentation en un enchaînement logique, une progression chronologique. Pour conserver l’attention de votre public, utilisez certaines astuces des livres et films : un retournement de situation, du suspens… Pour cela, commencez par écrire le script de votre présentation en dehors de PowerPoint avant de commencer à créer vos slides.

Adoptez le point de vue du public

Pour choisir le ton et le contenu qui conviennent à votre public, il vous faut d’abord définir en toute honnêteté ses attentes et ce qu’il est capable d’apprendre et d’absorber lors d’une présentation. Si vous avez la moindre considération pour votre public, vous devez faire passer avant tout ses besoins, pas vos ambitions ou vos priorités. Si cela vous oblige à simplifier le contenu ou à faire un rappel des présentations précédentes, alors faites-le ! Mieux vaut cela, plutôt que de perdre l’attention de votre public dès les premiers mots.

Présentez des sujets que vous maîtrisez et qui vous intéressent

La plupart des présentations de mauvaise qualité sont simplement révélatrices du manque d’intérêt ou de la résistance du présentateur lui-même. Un présentateur novice mais passionné est capable de donner une présentation bien plus intéressante qu’un vétéran qui n’en a rien à faire. Prenez l’exemple d’Elon Musk : il est connu pour l’aspect désordonné de ses présentations, mais aussi pour la passion et l’authenticité qu’il transmet à son public. Les meilleurs présentateurs connaissent leur sujet sur le bout des doigts au point qu’ils n’ont besoin d’aucune fiche de notes. Si vous n’avez pas envie de présenter vous-même, alors trouvez quelqu’un d’autre pour le faire !

Evitez l’excès de texte

Mettre trop de texte sur les slides est l’une des erreurs de présentation les plus communes. Très souvent, les présentateurs se sentent obligés de faire tenir toutes les informations sur leurs slides, ce qui résulte en une avalanche de listes à puces, en des paragraphes épais écrits en police trop petite. Tenez-vous-en à une ou deux phrases par slide, rappelez-vous que le public est là pour vous voir parler, pas pour lire un roman. Le jour de la présentation, vous pouvez juger de la quantité de texte sur vos slides en observant le public. S’il passe plus de temps à regarder vos slides que vous, c’est qu’il vous reste des progrès à faire à ce niveau.

Utilisez des images

Les images ont une très grande puissance évocatrice. Pour autant, n’utilisez pas ces images kitsch, vues et revues, tirées des banques d’images classiques. Choisissez vos images avec soin : elles doivent être directement en lien avec votre message et cohérentes avec le ton de votre présentation. Un peu d’humour peu relancer l’attention de votre public, et Internet regorge de mèmes facilement adaptables. Les vidéos sont également un outil puissant, mais veillez à faire court pour ne pas distraire votre public trop longtemps de votre présentation.

Créez votre propre thème

Bien trop de présentateurs utilisent encore le même thème PowerPoint de base. Pourtant PowerPoint propose une grande variété de thèmes qui vous permettront d’améliorer l’aspect visuel de votre présentation. Vous pouvez aussi aisément créer votre propre thème en y intégrant votre logo, votre police de texte, etc.

Limitez les animations

Une animation légère ici et là peut, à la rigueur, donner un certain dynamisme à votre présentation. Mais n’en faites pas trop, votre public se lassera très vite des animations à répétition. Faites simple !

Présentez clairement vos données

Evitez de présenter tout un tableau de données et de les expliquer une à une lors de votre présentation. Il sera beaucoup plus élégant et efficace de les agencer sous forme de graphique ou diagramme et cela vous permettra de mettre en avant les données les plus importantes. Choisissez le type de graphique qui s’applique le mieux à vos données : plutôt un histogramme pour comparer des données chiffrées, plutôt un camembert pour présenter des pourcentages, et plutôt une courbe pour montrer une évolution chronologique.

Utilisez la trieuse de diapositives

Afin de réorganiser vos idées dans un ordre logique et compréhensible, une fois que vous aurez créé tous vos slides, vous pouvez utiliser le menu « Trieuse de diapositives » (dans le menu Affichage) qui vous permet de regrouper vos slides par idée et dans l’ordre le plus cohérent.

Epargnez à votre public une mort par PowerPoint

L’expression « mort par PowerPoint » recouvre de nombreux faux-pas en matière de présentation. Mais c’est en général bien le présentateur, et non le logiciel, qui en est la cause. L’erreur la plus courante consiste à faire passer le diaporama pour le cœur de la présentation, alors que ce devrait être le présentateur. Si votre présence sur scène et inutile, que vos slides se suffisent à eux-mêmes, alors envoyez-les par emails et épargnez votre public !

Pour vous préparer avant la présentation

Prévoyez une répétition

Après tous les efforts que vous avez mis dans la création de votre présentation, ce serait dommage tout gâcher le jour J. L’idéal est de pouvoir répéter votre présentation dans la même salle et en utilisant les mêmes équipements que le jour de votre présentation. Vous pourrez ainsi désamorcer tous les problèmes techniques – mauvaise connexion Internet, problème de projecteur, qualité du son… Pensez également à désactiver l’écran de veille de l’ordinateur !

Entraînez-vous

Vous entraîner devant un miroir vous permettra de prendre conscience de votre parole, discours et tenue. Commencez par présenter des sujets qui vous sont parfaitement familiers devant public restreint et amical, avant de progresser vers des sujets plus complexes et des publics plus importants.

Le jour J

Gérez vos nerfs

Parler pour la première fois ou devant un public inconnu peut mettre vos nerfs à rude épreuve. Pour contrôler votre stress, pensez à ce classique qui marche toujours : imaginez que votre public est tout nu (et qu’il en a conscience !).

Parlez lentement

Même si vous voulez faire passer autant d’informations que possible, parler vite ne fera que rendre votre discours inintelligible. Prenez l’exemple des journalistes à la télévision : ils parlent lentement et en ménageant beaucoup de pauses. En dire moins, vous permettra de le dire mieux. Vous verrez que votre public assimilera bien mieux vos idées et arguments si vous les énoncez lentement. Accordez-vous aussi des petites pauses et temps de respiration, que vous pourrez mettre à profit pour observer votre public et ses réactions. Le stress a tendance à nous pousser à parler plus vite, mais ralentir vous permettra de vous détendre et d’être plus ancré dans votre présentation.

Respectez votre temps de parole

Les présentateurs qui dépassent leur temps de parole usent la patience de leur public et sont un cauchemar pour les organisateurs. Gardez toujours un œil sur l’heure, évitez de vous embourber en cours de présentation. Si vous vous rendez compte que vous prenez du retard, n’hésitez pas à sauter les slides les moins importants. L’idéal est en fait de finir juste un peu en avance, ce qui vous donne la possibilité d’approfondir votre relation au public lors d’une session de questions-réponses par exemple.

En cas de blocage

Si quelqu’un vous pose une question difficile en cours de présentation, prenez votre temps pour répondre. Vous pouvez tout-à-fait dire « laissez-moi y réfléchir quelques instants » ou « très bonne question ! », pour gagner un peu de temps. Si vous avez du mal à reprendre le fil de votre présentation par la suite, vous pouvez reprendre le résumé de votre présentation pour repartir de bon pied.

Regardez dans les yeux

Il est très tentant de ne regarder que cette personne au premier rang qui vous sourit constamment. Mais si vous semblez ne vous adresser qu’à une partie de votre public, le reste risque de se sentir délaissé. Si vous êtes face à un public de petite taille, assurez-vous de regarder dans les yeux chaque personne à tour de rôle, sans vous focaliser sur une personne en particulier. Devant un public plus important, scannez la salle du regard (gauche-centre-droite-centre-etc) en vous arrêtant de temps en temps sur des individus au hasard. N’oubliez pas ceux qui sont au fond de la salle !

Ne lisez pas vos slides

Les gens n’assistant pas à une conférence pour lire – ils veulent avoir affaire à une personne qui s’adresse à eux. Cette personne, c’est vous ! Vos slides peuvent vous servir de memo de temps en temps, mais surtout ne les lisez pas mot-à-mot ! Ce serait la meilleure façon d’endormir votre public. Si vous avez besoin de notes pour vous rappeler de votre discours, alors faites des fiches, ou utilisez le champ « Notes » dans PowerPoint, qui vous permettra de voir vos notes sur votre écran sans qu’elles soient visibles par votre public.

Faites-vous entendre

Cela peut sembler évident, mais il faut vous faire entendre ! Pas la peine de crier. Parlez lentement et en utilisant la puissance de vos poumons. Si vous avez un micro, assurez-vous de parler à volume constant et proche du micro. Si vous présentez devant un public non officiel, n’hésitez pas à leur demander s’ils vous entendent correctement au début de la présentation.

Du bon usage du micro

La plupart des micros main ou de podium doivent être tenus à quelques centimètres de votre bouche. Dirigez le son vers le haut du micro, et pas au milieu, sous peine d’entendre des bruits sourds lorsque vous prononcez les consonnes. Les micros-cravates, que vous accrochez à votre col ou revers de veste, peuvent vous permettre de parler de manière plus naturelle. Mais prenez garde à ne pas trop tourner la tête afin de ne pas parler en dehors du micro. Dans tous les cas, utilisez votre voix normale (sauf si vos êtes un chanteur ou un acteur !) et ne vous séparez du micro qu’après avoir vraiment fini votre présentation.

Utilisez le langage corporel

Le langage corporel constitue une part très importante de la communication. Pas besoin d’avoir suivi une formation poussée pour arriver à l’utiliser correctement. Commencez par être naturel, c’est-à-dire utilisez vos mains, bras et mouvements de visage pour souligner et renforcer ce que vous dites, sans pour autant faire des mouvements qui ne vous semblent pas naturels. Si vous êtes d’un naturel réservé et peu expansif, aucun problème : peut-être votre force se trouve-t-elle dans l’esprit ou la concision de vos propos. Si vous n’avez pas l’habitude de bouger vos mains lorsque vous parlez, vous pouvez essayer de saisir les bords du pupitre ou de parcourir l’espace de la scène. Si le langage corporel est une chose que vous avez peur de ne pas maîtriser, demandez à un ami ou collègue d’assister à l’une de vos présentations et de vous donner son avis ensuite.

Posez des questions

Les questions sont un très bon moyen d’impliquer votre public et de stimuler sa réflexion. Elles constituent aussi de bons titres pour vos slides. Si le programme et l’environnement le permettent, vous pouvez véritablement poser ces questions à votre public afin de rendre la présentation plus interactive et animée. Essayez de poser des questions intéressantes et auxquelles l’ensemble de votre public peut répondre collectivement, en levant la main par exemple. Si vous souhaitez poser des questions plus délicates ou confidentielles, pensez aux outils de sondage anonymes.

Ne vous mettez pas en position inconfortable

Ne posez pas à votre public des questions qui risquent de ne rencontrer que des réponses négatives ou aucune réponse. « Tout le monde s’amuse ? », « Qui a fait le travail à la maison ? », « Qui aimerait me parler de X ? » sont des questions qui risquent de ne rencontrer qu’un silence de mort, surtout si votre public est déjà peu intéressé par votre présentation. Ne tendez pas le bâton pour vous faire battre !

Prévoyez une session de questions-réponses

Si vous en avez le temps, laissez à votre public la possibilité de vous poser ses questions, soit au cours de votre présentation soit à la fin. C’est le meilleur moyen de repérer les sujets et problèmes qui l’intéressent le plus et de récolter des idées de contenu pour vos futures présentations.

Partagez vos slides

Envoyez vos slides à votre public après la présentation, pour qu’il puisse mieux se rappeler du contenu. C’est aussi un très bon moyen d’encourager des interactions futures, donc n’oubliez pas de mentionner dans vos slides les dates, lieux et sujets de vos présentations ainsi que vos coordonnées. Annoncez dès le début de la présentation que vous distribuerez les slides à la fin, pour que votre public ne passe pas tout son temps à prendre des notes plutôt qu’à vous écouter et comprendre votre message. Evitez de distribuer vos slides en version papier avant la présentation, ce serait gâcher la curiosité et l’excitation de votre public et lui donner une excuse pour partir avant la fin.

Echangez avec votre public

L’expression « faire la leçon » a acquis une connotation péjorative. Elle est proche de la réprimande, et implique une relation à sens unique (le professeur explique à l’élève). Or, les publics d’aujourd’hui sont friands d’interactions, et veulent pouvoir donner leur avis et tirer des présentations ce dont ils ont réellement besoin.

Vous pouvez poser des questions en demandant au public de répondre en levant ou baissant la main, mais ce type d’interaction peut ne pas convenir dans certains cas (notamment si vous parlez d’un sujet délicat ou personnel, ou si vous parlez à un public peu enclin à s’exprimer).

Les outils de sondage et d’opinions vous permettent d’ajouter de l’interaction et sont simples à mettre en place. Ils vous permettent de regagner l’attention de votre public et d’apprendre à mieux connaître les gens à qui vous vous adressez.

 

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