Comment devenir un secrétaire crédible ?
La fonction d’un secrétaire est souvent aperçue comme étant un travail d’une femme alors que cela peut être aussi exercé par la gent masculine. Le travail consiste à se rendre responsable des choses importantes d’une autre personne. Ceci dit, organiser les réunions, les appels téléphoniques, les courriels à communiquer aux restes des employés et clients ainsi que les rendez-vous. On peut également traduire la fonction d’un secrétaire comme : passerelle entre le patron et le monde extérieur et intérieur d’une société. Mais comment devenir un secrétaire crédible ? Si vous songez à en devenir un, voici quelques conseils à prendre en compte pour concrétiser votre rêve.
Comment incarner le corps d’un bon secrétaire ?
Dans le cadre des exigences, un secrétaire doit être : créatif, sérieux, une personne de confiance, sociable et intègre. Il doit avoir également des compétences de communication irréprochable, de l’optimisme ainsi que de la disponibilité envers son patron. Et pour finir, un secrétaire doit être vêtu convenablement, propre et organisé ainsi que la maîtrise des outils informatiques.
En tant que bon secrétaire, vous êtes tenu à tenir des secrets et être dédié à plusieurs tâches. Vous devez également avoir une mémoire efficace pour retenir des numéros de téléphones, adresses, dates, voire des noms. Vous devez aussi avoir un bon sens de l’orientation, une bonne maîtrise des syntaxes et orthographes. Nous vous invitons ainsi de suivre les points ci-après pour vous aider à devenir un secrétaire crédible.
Un secrétaire doit être toujours à l’heure
Vous devez être le premier au bureau, cela vous permet de programmer et organiser votre journée et ainsi celle de votre patron. Dans le cas contraire, le retard n’est pas considéré comme engagement et dévouement.
Vous devez être une personne spontanée
Vous êtes tenu à trouver des réponses à toutes choses sur le temps. Vous devez donc résoudre et trouver des solutions aux problèmes de votre patron que ce soit au niveau de l’entreprise ou particulier. De plus, vous êtes obligé à faire face aux problèmes de l’entreprise pour savoir riposter et apporter des solutions.
Être un bon secrétaire signifie entre autres « confident »
En tant que secrétaire crédible et parfait, votre patron va poser sa confiance en vous. Il va vous confier tous ses secrets que ce soit dans le domaine du travail ou personnel. De ce fait, vous êtes tenu dans la confidentialité totale. En outre, c’est vous qui allez vous occuper de sa journée, même après les heures du travail. Vous serez aussi demandé à concrétiser tous ses rendez-vous : professionnels, personnels, réservations des chambres, de table pour un diner avec sa femme, dentiste, médecin.
Secrétaire = standardiste
Vous devez être un standardiste aguerri. Pour ce faire, ne faites jamais attendre un appel. Il est fort probable que c’est une personne d’une importance distinguée que vous faites attendre, or que vous pouvez ne pas le recontacter. Pour vous aider à retenir tous les appels sortants et entrants, vous devez concevoir votre code : noter son nom, l’heure de son rendez-vous, la raison de ceci et surtout garder le sourire en parlant votre interlocuteur ressent votre enthousiasme. Vous devez répondre aux attentes de la personne qui appelle.
Faites de vous un parfait secrétaire et prenez plaisir dans ce que vous faites.
Page mise à jour le 25/04/2024