Comment organiser un évènement : le guide

Comment organiser un évènement : le guide

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Organiser une conférence ou autre évènement marketing n’est jamais une mince affaire. Il y a énormément de détails à mettre en place. Mis à part le moment de la conférence, il ne faut pas oublier qu’il y a une autre facette de l’organisation : celui du bon déroulement de tout cela pour le public. Voici un guide détaillé.

C’est vous l’organisateur, soyez un visionnaire

Première étape : Votre évènement, votre vision

Pour commencer, vous aurez besoin d’une vision de la chose. Le moyen le plus simple c’est d’utiliser les cinq questions fondamentales : Qui, Quoi, Où, Quand, Pourquoi. Ce qui résume, le but de votre conférence, le lieu, la date, les pauses, les transports des invités et leur hébergement s’il y en a, le budget, l’exposition des fournisseurs et des sponsors, ainsi de suite.

Deuxième étape : Choix du lieu et des services pendant la conférence

Après avoir mis en place la vision de l’évènement, vous aurez une idée ce que vous devez faire avant, pendant et après l’évènement. Car il faut noter que les participants seront plus séduits par un évènement multi plateformes.

-le lieu : choisir en fonction du nombre de participants, des activités à faire et de la saison. Par exemple, si vous comptez organiser une exposition, choisissez un lieu avec une grande place.

-les activités et services : vous pouvez proposer une exposition à vos fournisseurs ou vos sponsors. Ou encore des divertissements pour vos participants. Pour les services, on peut compter, la restauration, l’hébergement, la détente, etc.

Troisième étape : Faire une promotion pour attirer l’auditoire

La réussite d’un évènement se reconnait dans le nombre des participants. Il est donc primordial de faire une publicité pour attirer les invités. Mettre en avant les points forts de l’évènement tout en dirigeant la publicité vers le but de celui-ci. Il est aussi conseillé de distribuer des invitations à vos fidèles clients. Utilisez tous les supports publicitaires sans oublier les réseaux sociaux et les publicités sur internet et intranet.

Quatrième étape : Mettre à l’aise le public

Une fois que tout est en place dans les moindres détails, faites un point pour devancer la demande de votre public. Par exemple, quand le participant est dans la salle de conférence, s’il a envie de sortir, comment pourra-t-il trouver son chemin. C’est juste un exemple, mais il y en a beaucoup qu’il faut prévoir. Ce qui vous oblige à vous mettre dans la peau de votre invité afin d’éviter tout incident. Un autre exemple, quelle solution optez-vous si certains de vos invités ne sont pas véhiculés, ainsi de suite.

Les essentiels à ne pas oublier

Ici, nous parlons uniquement de la préparation globale d’un évènement, sans parler de la préparation de la conférence ni de la présentation visuelle. Organisez votre évènement selon le but de celui-ci. Ne passez pas dans les grandes lignes, intéressez-vous aux détails. Et anticipez les réactions de vos invités.

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